Krajowy System e-Faktur 2.0 to potężne ułatwienie dla biznesu, ale najpierw trzeba do niego przywyknąć, dokształcić się i być szalenie ostrożnym. Niewinny błąd techniczny może całkowicie zablokować możliwość wystawiania faktur. Jak go uniknąć? trzeba wybrać właściwy certyfikat. Krajowy System e-Faktur wystartował na początku lutego. Z założenia rozwiązanie to gwarantuje pełną automatyzację oraz o wiele szybszy obieg pieniędzy i informacji. Niestety początki bywają trudne. Nowy system posiada luki, które wykorzystują naciągacze. Na tym wcale nie koniec pułapek. Certyfikat KSeF. Czym się różnią? Na stronie KSeF poświęconej certyfikatom możemy przeczytać że certyfikat "stanowi jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie" i jest "wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych". Tak jakby był jeden certyfikat. Dopiero chwilę później jest rozgraniczenie na dwa zupełnie odrębne typy zabezpieczeń. I tu właśnie leży podatnik pogrzebany. Certyfikaty generuje się osobno i nie jest możliwe stworzenie jednego pliku obejmującego oba zastosowania. Eksperci z fillup k24 zauważyli, że wielu właścicieli firm traktuje pobranie pliku certyfikatu jako zwykłą urzędową formalność i nie zwraca uwagi na typ. I popełniają ogromny błąd. Różnice między są bowiem równie ogromne. 1. Certyfikat do uwierzytelnienia "Wbrew częstym pomyłkom, nie jest on narzędziem do podpisywania faktur ani rozwiązaniem 'awaryjnym”. Jego podstawową funkcją jest uwierzytelnianie w KSeF w systemach komercyjnych jako jednej z dopuszczalnych metod logowania" – wyjaśniają specjaliści. 2. Certyfikat do trybu offline Używamy jest tylko w sytuacjach kryzysowych, gdy mamy do czynienia np. z awarią KSeF. "Ma on również zastosowanie w dobrowolnym trybie 'offline24', który umożliwia fakturowanie w przypadku braku dostępu do KSeF z przyczyn zależnych od podatnika" – tłumaczą. Dlaczego certyfikaty są tak ważne? "To cyfrowy klucz do komunikacji z administracją skarbową, który decyduje o bezpieczeństwie procesów w firmie" – wyjaśnia Zuzanna Kwiatkowska, ekspertka ds. księgowo-podatkowych fillup k24. Wybór przeznaczenia certyfikatu to jedna z najważniejszych decyzji w KSeF. Eksperci ostrzegają, że wygenerowanie niewłaściwego pliku ograniczy możliwości zarządzania firmą i utrudni oznaczanie faktur, a w skrajnych scenariuszach dosłownie sparaliżuje bieżącą sprzedaż. "Brak certyfikatu trybu offline może więc oznaczać pozbawienie możliwości prawidłowego wystawienia dokumentu w sytuacji kryzysowej" – dodaje Zuzanna Kwiatkowska z fillup k24. Aplikacja ministerstwa w ogóle nie obsługuje trybu bez dostępu do sieci. Taką funkcję ratunkową dają wyłącznie komercyjne systemy zintegrowane z e-fakturami. Wiedza o tym po prostu zapewni bezpieczeństwo naszej firmie w awaryjnych sytuacjach.